کارمند (اداری، فروش، بازرگانی، پذیرش) |
 |
|
| نوع فعالیت: |
فعالیت اداری در یکی از بخش‌های اداری/فروش/ بازرگانی/پذیرش |
| مکان فعالیت: |
دفتر مرکزی تهران و دفتر شهر قدس (کیلومتر ۱۹ جاده قدیم تهران کرج) |
| وظایف و مسئولیت ها: |
بخشی از اهم وظایف و مسئولیت‌ها بسته به واحد کاری مرتبط:
• بخش امور اداری:
١- تهیه و پیگیری مکاتبات درون سازمانی
٢- تهیه و پیگیری مکاتبات برون سازمانی
٣- دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه‌ها، فکس‌های واحد به گیرندگان مرتبط
۴- بایگانی نامه‌های وارده و صادره
۵- رسیدگی به موقع به موارد اداری و کارگزینی
۶- تنظیم و هماهنگی به موقع جلسات و ملاقات‌ها
۷- پیگیری و پرداخت فاکتورها، هزینه‌ها و تنخواه‌ها
٨- تهیه و پیگیری وسایل نقلیه برای کارشناسان بخش جهت تردد
۹- جمع‌آوری برگه‌های مربوط به مرخصی، ساعت ورود و خروج و اضافه کاری کارکنان بخش در صورت لزوم
١۰- دریافت گزارش کارکرد پرسنل از واحد منابع انسانی ماهانه جهت کنترل و بروزرسانی و اعلام آن به مدیر واحد
١١- نگهداری و بایگانی تمامی فرم‌های فنی مرتبط با واحد، مشتریان و منابع انسانی
١٢- پیگیری به موقع امور اداری و دسترسی‌های لازم برای پرسنل جدید
• امور دفتری:
١٣- ثبت و پیگیری درخواست‌های کالا از انبار
١۴- تحویل کالا از انبار و توزیع کالاهای دریافت شده به درخواست‌دهندگان
١۵- حضور در جلسات تعیین‌شده از طرف مدیر واحد و تنظیم صورت‌جلسه
١۶- حفظ ارتباط کامل با مدیر واحد و سایر بخش‌های موسسه
١۷- تهیه گزارشات درخواست شده از طرف مدیر واحد
١٨- شرکت در کلیه دوره‌های آموزشی اعلام شده از سوی مدیر واحد
١۹- انجام کلیه امور محوله از جانب مدیر واحد
٢۰- پاسخگویی به تلفن‌های دفتر و هدایت تماس‌ها به فرد مناسب
٢١- انتقال تماسهای مشتریان به بخش‌های مربوطه بر اساس دستورالعمل «ضوابط انتقال تماس تلفنی»
٢٢- بررسی و انتقال اشکالات و موارد خاص به مدیر واحد و نفرات مرتبط و پیگیری این موارد تا بر طرف شدن کامل آن
٢٣- رسیدگی و اجرای کلیه مواردی که از جانب مدیر مافوق ارجاع می‌شود
• بخش فروش و پذیرش مشتریان:
۱- پاسخگویی به تماسهای مشتریان در مرکز تماس و فروش خدمات
۲- امور مرتبط به فروش جدید
۳- ارائه راهنمایی، معرفی کامل خدمات به مشتریان
۴- پاسخگویی به تماس تلفنی متقاضیان، توضیح وضعیت روند کارها و پروژه‌های ایشان
۵- ارائه توضیحات لازم در خصوص مشخصات خدمات، مدارک لازم جهت شروع کار
۶- ثبت دقیق اطلاعات متقاضیان در نرم‌افزار فروش و مدیریت ارتباط با مشتریان
۷- برقراری، حفظ ارتباط و پیگیری فروش با متقاضیان از طریق تلفن، ایمیل و ... تا زمان ثبت پیش‌فاکتور و صدور فاکتور
۸- دریافت و ثبت سفارش مشتری و ارسال مدارک و چک‌لیست‌های مورد نیاز مشتری از طریق ایمیل، فکس یا ...
۹- تهیه گزارش‌های پروژه‌ها و آزمون و تحویل به مشتریان یا نمایندگان ایشان
• فعالیت‌های عمومی سازمانی:
۱- حضور در جلسات فروش
۲- حفظ ارتباط کامل با مدیر واحد و سایر بخش های شرکت
۳- تهیه گزارشات درخواست شده از طرف سرپرست یا مدیر فروش
۴- شرکت در کلیه دوره های آموزشی اعلام شده از مدیر فروش
۵- انجام کلیه امور محوله از جانب سرپرست و مدیر فروش
• فعالیت‌های فرآیندی:
۱-جمع‌آوری و ثبت نظرات مشتریان در فرم‌های نظرات و پیشنهادات
۲-انتقال تماسهای مشتریان به بخش‌های مربوطه بر اساس دستورالعمل «ضوابط انتقال تماس تلفنی»
۳- بررسی و انتقال اشکالات و موارد خاص به سرپرست یا مدیر بخش و پیگیری این موارد تا بر طرف شدن کامل آن
۴- جمع‌آوری سوالات متقاضیان جهت تهیه FAQ یا بروشور و ارائه آن به صورت هفتگی به مدیر/ سرپرست بخش |
| تحصیلات و تجربیات: |
١- دارای مدرک کارشناسی در یکی از رشته‌های علوم انسانی، مدیریت و روابط عمومی، بازاریابی و بازرگانی، شیمی، زبان خارجی، نرم‌افزار یا سایر رشته‌های مرتبط
٢- حداقل دو سال تجربه کاری مسئول دفتری یا امور اداری
٣- آشنایی با مفاهیم مشتری‌مداری
۴- آشنا به کار با کامپیوتر، اینترنت، نرم‌افزارهای MS-Office به خصوص Word و Excel در حد خوب
۵- قابلیت تایپ ده‌انگشتی (فارسی - انگلیسی)
۶- آشنایی به زبان انگلیسی در حد متوسط بخصوص در مکالمه برای ارتباطات اولیه
۷- توانایی مستندسازی و گزارش‌دهی |
| شایستگی ها: |
• شایستگی‌های عمومی:
١- دارای نظم و انضباط کاری و وقت‌شناس
٢- دارای روحیه راهبری
٣- دارای روحیه پیگیری قوی و نتیجه‌گرا
۴- مسئولیت‌پذیر
۵- دارای روابط عمومی خوب
۶- توانایی بالا در کار گروهی
۷- امکان تردد به مراکز بیرونی (ماموریت خارج سازمان)
٨- دارای قدرت بیان و مذاکره خوب
۹- آگاه به مفاهیم مشتری‌مداری و جایگاه مشتری
١۰- شناخت از بازار
١۱- خوش برخورد، آرام، اجتماعی و دارای توانایی برقراری ارتباط با دیگران
١۲- حضور دائم و فعال
١۳- بسیار جزئی‌نگر و دقیق در محاسبات و ثبت‌ها
١۴- معتقد به تعهد سازمانی
١۵- توانایی انجام امور در کمترین زمان ممکن
١۶- رازدار، امانت‌دار و قابل اعتماد
١۷- ایده‌پرداز، خوش‌فکر، خلاق و دارای قوه ابتکار |
| سایر توضیحات: |
•::::در حال جذب:::: • در حال حاضر گروه مترا در حال جذب همکار در این پست می‌باشد. شما می‌توانید، پس از مطالعه شرایط مدنظر گروه مترا برای استخدام، پرسش‌نامه استخدامی گروه مترا را تکمیل کرده رزومه کاری خود را به آدرس job@metragroup.org ارسال، برای جلسات مصاحبه حضوری هماهنگی کنید. |
